Organizacja eventów firmowych – jak się za to zabrać?

Napisany przez prasowa, dnia 2023-09-15 19:25:57

Niezależnie od branży i rodzaju wykonywanej działalności, organizacja eventów firmowych stała się dziś standardem. Ich celem jest najczęściej integracja pracowników, promocja marki lub prezentacja produktów. Czy przygotowanie imprezy firmowej jest trudne? Sprawdźmy.

Dlaczego warto robić eventy?

Event firmowy to najczęściej wydarzenie organizowane przez firmę dla swoich pracowników, partnerów lub klientów. Jak widać, adresatem wszystkich tego typu imprez są ludzie. Dbałość o dobre relacje z nimi to podstawa sukcesu każdej firmy.

Zgrany zespół to oczywiście skuteczna praca i realizacja misji firmy. A właśnie integracji pracowników służą wyjazdy firmowe, szkolenia czy ciekawe warsztaty team buildingowe.

Eventy przydają się również, gdy chodzi o partnerów biznesowych, z którym firmy robią interesy. Spotkania biznesowe, konferencje branżowe, targi czy wystawy to idealne narzędzia, by rozpoznać rynek i nawiązać korzystne kontakty. To także arena wymiany doświadczeń, szansa na poznanie nowych trendów w branży czy pozyskanie skutecznych technologii i nawiązanie kontaktów z ekspertami. https://www.koronakarkonoszy.pl/blog-dla-firm/warsztaty-integracyjne-w-gorach/

Adresatem eventów mogą być też oczywiście klienci. Takie imprezy marketingowe, których celem jest głównie promocja towaru lub usługi to przede wszystkim konferencje, launch eventy, gale, bankiety, targi i wystawy branżowe. Chodzi o stworzenie szczególnie sprzyjających okazji do promocji i zdobycia uwagi mediów oraz klientów.

Jak wygląda organizacja eventów krok po kroku? 

Przygotowanie udanej firmowej imprezy wymaga przede wszystkim odpowiedniego planowania. Pierwszym krokiem powinno być ustalenie celu – określenie, co chcemy osiągnąć organizując event. Jest to ważne, bo na inne aspekty trzeba zwrócić uwagę organizując imprezę integracyjną dla pracowników, a inne kwestie będą istotne, jeśli będzie to spotkanie biznesowe z przyszłym klientem albo podwykonawcą. Na przykład jako atrakcję na wyjazd integracyjny czy szkolenie dla pracowników można przygotować turniej kulinarny albo wspólne budowanie maszyny Goldberga, a tego typu zajęcia nie sprawdzą się na spotkaniu biznesowym.

Kiedy już wiemy, dla kogo chcemy przygotować event firmowy, musimy określić ramy budżetowe. To z kolei pozwoli nam dobrać miejsce o odpowiednim standardzie,  jednocześnie odpowiadające charakterowi spotkania. Znając kwotę, przeznaczoną na organizację eventu możemy rozpocząć rekonesans i wysłać zapytania do wybranych obiektów. Kolejny krok to wybór daty. Na eventy firmowe lepiej nie wybierać świąt czy ferii, kiedy większość osób spędza czas z rodziną i najbliższymi przyjaciółmi. 

Zawsze warto przygotować też program eventu. Nawet w przypadku nieskomplikowanych imprez niektóre atrakcje trzeba zorganizować lub zamówić wcześniej.

Czy warto korzystać z pomocy agencji eventowych?

Doświadczony organizator imprez z pewnością okaże się bardzo pomocny. Może on przygotować cały event od A do Z. Począwszy od koncepcji i planowania, poprzez przygotowanie odpowiedniego programu, rozrywek, gadżetów i cateringu, aż po dopięcie logistyki i obsługę gości, a także działania posteventowe, takie jak na przykład podziękowania i rozliczenie eventu. Kluczem do sukcesu jest jednak wybór odpowiedniej firmy eventowej. (https://www.koronakarkonoszy.pl/blog-dla-firm/organizacja-imprez-integracyjnych-o-czym-musisz-wiedziec/) Zawsze warto sprawdzić referencje, posiadane zaplecze i doświadczenie obsługi danej agencji. Dla przykładu, specjaliści z Dworu Korona Karkonoszy przygotowali dotychczas już ponad 1000 różnego typu eventów. A oprócz doświadczenia do dyspozycji mają również własny obiekt konferencyjny w górach, położony w Sosnówce tuż obok Karpacza.

Użyte tagi: agencje eventowe, eventy, firmowe